Datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Freyeslebenstraße 1
91058 Erlangen
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der FAU
Datenschutzbeauftragter FAU
c/o ITM Gesellschaft für IT-Management mbH
Bürgerstraße 81
01127 Dresden
Daten zur schnellen digitalen Kontaktaufnahme
Telefon: +49 9131 85-25860
E-Mail: datenschutzbeauftragter@fau.de
Zwecke der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die bessere Durchsetzung des Unionsrechts und der Unionspolitik sowie nationalen Rechts durch Informationen über Verstöße.
Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO, § 10 HinSchG
Kategorien der personenbezogenen Daten und Herkunft
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Nummer
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Bezeichnung der Daten
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Herkunft
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1
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Name und/oder sonstige identifizierende Daten der hinweisgebenden Person
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hinweisgebende Person
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2
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Kontaktdaten (in der Regel E-Mail-Adresse) der hinweisgebenden Person
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hinweisgebende Person
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3
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Name und/oder sonstige identifizierende Daten von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in sonstiger Weise in einer Meldung genannt werden
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hinweisgebende Person
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4
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Inhalte der Meldung (einschließlich späterer Ergänzungen)
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hinweisgebende Person
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5
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Dokumentation der Meldung und des Verfahrens nach § 17 HinSchG
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erstellt durch Ombudsperson
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6
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Wortprotokoll zur (fern-) mündlichen Meldung
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erstellt durch Ombudsperson
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7
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Inhaltsprotokoll zur (fern-) mündlichen Meldung
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erstellt durch Ombudsperson
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8
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Tonaufzeichnung der Meldung oder Zusammenkunft
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hinweisgebende Person / erstellt durch Ombudsperson
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9
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Wahrnehmungen bei einer Zusammenkunft
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Ombudsperson
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10
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Accountdaten
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erstellt durch Meldestelle / FAU
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11
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Nutzungsdaten und Protokollierung von Veränderungen
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durch Nutzung des Systems
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Kategorien der betroffenen Personen
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Datenkategorie (Nr.)
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Kategorie von Betroffenen
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1, 2, 4-11
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hinweisgebende Person
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4-11
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Ombudsleute (Mitarbeitende der Meldestelle)
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3-8
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Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie sonstige in einer Meldung genannte Personen
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Kategorien der Empfänger
Die Identität der hinweisgebenden Person erfahren zunächst nur die Ombudspersonen, d.h. Mitarbeitende der Meldestelle in der Stabsstelle Kanzlerbüro/Organisationsentwicklung der FAU. Die Identität der hinweisgebenden Person wird nur dann innerhalb der FAU weitergegeben, wenn dies für etwaige Folgemaßnahmen erforderlich ist und wenn die hinweisgebende Person zuvor in Textform zugestimmt hat. Werden in der Meldung andere Personen genannt, wird deren Identität nur dann an die FAU weitergegeben, wenn diese eingewilligt haben oder wenn dies für die Folgemaßnahmen erforderlich ist. Andernfalls wird die Meldung anonymisiert und abstrahiert an die FAU weitergegeben, so dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Allerdings gilt der Schutz der Vertraulichkeit nicht ausnahmelos. Zum einen werden Hinweisgebende nicht geschützt, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen melden. Zu anderen können in bestimmten gesetzlich vorgesehenen Fällen Informationen über die Identität von Hinweisgebenden an zuständige Stellen weitergegeben werden, etwa an Strafverfolgungs- und Bußgeldbehörden. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der nachfolgenden tabellarischen Übersicht.
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Datenkategorie (Nr.)
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Empfänger
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Anlass der Offenlegung
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1-11
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Ombudspersonen (Mitarbeitende der Meldestelle der FAU)
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Betrieb der Meldestelle einschließlich Entgegennahme von Meldungen und Führung des Verfahrens nach § 17 HinSchG
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1-8, 10,11
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Stabstelle IT-Recht der Universität Würzburg; Unterauftragsverarbeiter: LegalInnovate Technologies GmbH, An der Niers 6, 47608 Geldern und dessen Unterauftragsverarbeiter
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Betrieb der Hinweisgeberplattform
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1
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Zuständige Stellen nach § 9 Abs. 2 und 3 HinSchG (Strafverfolgungsbehörden, Bußgeldbehörden, für die Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständige Stellen innerhalb und außerhalb der FAU, etc.)
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Anlässe nach § 9 Abs. 2 und 3 HinSchG (Strafverfolgung, Bußgeldverfahren, FAU-interne und externe Folgemaßnahmen etc.); dabei wird die Identität der hinweisgebenden Person nur unten den Voraussetzungen des § 9 Abs. 1-3 HinSchG weitergegeben
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3
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Zuständige Stellen nach § 9 Abs. 4 HinSchG (Strafverfolgungsbehörden, Bußgeldbehörden, für die Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständige Stellen innerhalb und außerhalb der FAU, etc.)
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Anlässe nach § 9 Abs. 4 HinSchG (Strafverfolgung, Bußgeldverfahren, FAU-interne und externe Folgemaßnahmen etc.); dabei wird die Identität der hinweisgebenden Person nur unten den Voraussetzungen des § 9 Abs. 4 HinSchG weitergegeben
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4-7
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Zuständige Stellen nach § 9 HinSchG (Strafverfolgungsbehörden, Bußgeldbehörden, für die Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständige Stellen innerhalb und außerhalb der FAU, etc.)
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Anlässe nach § 9 Abs. 2-4 HinSchG (Strafverfolgung, Bußgeldverfahren, FAU-interne und externe Folgemaßnahmen etc.)
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Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Eine Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländern ist derzeit nicht vorgesehen.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
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Datenkategorie (Nr.)
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Löschfrist
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1-7
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Die Daten werden drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Daten können länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
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8
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Die Daten werden nach Anfertigung und Freigabe des Protokolls gelöscht. Die Anfertigung des Protokolls erfolgt in der Regel innerhalb eines Monats.
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9
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Die Daten werden mit Verblassen der Erinnerung „gelöscht“, Anstelle der Löschung tritt das Vertraulichkeitsgebot.
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10, 11
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Die Daten werden bei Wegfall der Erforderlichkeit gelöscht.
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Das Archivrecht bleibt von den Löschfristen unberührt.
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Ihre Rechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Auskunft: Sie können Auskunft verlangen, ob und ggf. welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten und erhalten weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
Berichtigung: Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Löschung / Einschränkung der Verarbeitung: Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Widerspruch: Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weitere Einschränkungen, Modifikationen und gegebenenfalls Ausschlüsse der vorgenannten Rechte können sich aus der Datenschutzgrundverordnung oder nationalen Rechtsvorschriften ergeben.
Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die FAU ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, erreichbar unter Postfach 22 12 19, 80502 München oder https://www.datenschutz-bayern.de/service/complaint.html. Neben dem Beschwerderecht können Sie einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.
Keine Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sie sind nicht dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie jedoch keine Meldung abgeben oder kann die Meldung nicht bearbeitet werden.
Gesetzliche Garantien
Im Abschnitt 4 HinSchG wird u.a. ein gesetzlicher Schutz für hinweisgebende Personen und weitere geschützte Personen durch ein Verbot von Repressalien und Schadensersatzpflichten geschaffen. Die Vertraulichkeit der Identität betroffener Personen wird durch §§ 8, 9 HinSchG geschützt.
